Posteingang-Assistent Fallstudie
THORSTEN WOLTERS · FÜR RWTAX

Fallstudie · Bewerbung KI Manager für Prozesse und Digitalisierung

Posteingang-
Assistent

KI ordnet Mandanten-E-Mails dem richtigen Team zu, schützt die Mandantendaten und bringt Belege direkt nach DATEV.

EingangPseudonymisierenKI-EinordnungRegelnZustellung
Thorsten WoltersRWTAX · EutinPfeiltasten oder Leiste unten zum Blättern

Ausgangssituation

Der Posteingang wird heute von Hand gesichtet und verteilt

Sammelpostfach

Jede Mail wird gelesen, einem Mandanten und einem Team zugeordnet und weitergeleitet.

Mehrere Themen in einer Mail

Lohn, Belege und ein Terminwunsch stecken oft in einer Nachricht.

Belege als Anhang

Rechnungen und Kontoauszüge kommen per Mail und müssen von Hand nach DATEV.

Fristen und Risiken im Fließtext

Bescheide mit Einspruchsfrist und Phishing-Mails sehen auf den ersten Blick gleich aus.

Rechenbeispiel: 60 Mails am Tag × 1,5 Minuten Sichtung = 90 Minuten täglich, bevor die eigentliche Arbeit beginnt.

Lösungsansatz

Fünf Schritte vom Eingang bis zum richtigen Team

Technische Umsetzung

Vorhandene Systeme, verbunden durch n8n

Ein Baustein zeigt beim Überfahren, womit er verbunden ist. Linien zeigen, was mit n8n verbunden ist.

Datenschutz und Berufsrecht

Was die Kanzlei verlässt und was intern bleibt

geht nur maskiert an den KI-Dienst bleibt in der Kanzlei geht an DATEV wie heute schon
KI-DIENSTEU · AVV · § 62a StBerG KANZLEI INTERNeigener Server · n8n DATEVRechenzentrum nur maskierter Text nur JSON Belegbilder EingangMail + Anhänge MandantAbgleich ohne KI MaskierenNamen, IBAN, StNr. KI-EinordnungClaude RegelnKlardaten zurück Team & FristMicrosoft 365 BelegeUnternehmen online

Mehrwert für RWTAX

Weniger Sortierarbeit, mehr Zeit für Mandanten

Wird im Schattenbetrieb gemessen, bis dahin eine Annahme.

Freie Zeit im Rechenbeispiel

Std. pro Woche

Alle Werte sind Annahmen zum Durchspielen, keine gemessenen RWTAX-Zahlen.

TempoDie Mail liegt mit Kurzfassung beim Team, sobald sie eingeht.
SicherheitFristen werden vorgemerkt, Phishing wird abgefangen.
BelegflussBelege aus Mails landen direkt in Unternehmen online.

Einführung

In drei Stufen, jede mit einem klaren Prüfpunkt

Stufe 1 · 4 Wochen

Schattenbetrieb

Die KI schlägt nur vor, das Team verteilt wie bisher. Gemessen wird, wie oft sie richtig liegt.

Weiter ab 90 % Treffer
Stufe 2 · 4 Wochen

Teilautomatik

Eindeutige Mails werden zugestellt, alles Unsichere geht in die Prüfqueue.

Weiter wenn das Team zustimmt
Stufe 3 · danach

Ausbau

  • Belege direkt an DATEV
  • Antwortentwürfe für Standardfragen
  • Fristen in den Kanzleikalender
  • Termine: Kalender prüfen, Vorschläge machen, vereinbaren
Offener Punkt: Anhänge

Kommt nur ein Anhang ohne Text, entscheidet heute die Prüfqueue. Lösungsweg: Belege direkt an die DATEV-Belegerkennung, andere Dokumente lokal auslesen und maskieren. Dateinamen gehen neutral an die KI („Anhang 1, PDF“).

Laufend: Schulung und Feedback

Nächste Schritte

Vier Fragen, mit denen ich starten würde

  1. Wie viele Mails gehen täglich ein, und wer verteilt sie heute?
  2. Welche Postfächer und Teams gibt es, und wie sind die Mandanten zugeordnet?
  3. Welche KI-Plattform ist schon im Einsatz, und mit welcher Vereinbarung?
  4. Welche DATEV-Datenservices sind für die Mandanten bereits freigeschaltet?

Und jetzt: der Ablauf live, Schritt für Schritt.

Techdemo

Eine Mail auf ihrem Weg durch den Assistenten

Fiktive Mandanten und Daten
    Live-System

    Derselbe Ablauf läuft als n8n-Workflow auf wolters.studio mit echtem Gmail-Postfach und Claude.

    Live-Dashboard öffnen →